No esperes 20 años para destruir la documentación de tu despacho, es ilegal y supone costes innecesarios

ÍNDICE

1) El caso de Rafael y la jubilación de su socio

2) No dejes que te suceda, establece medidas de prevención

3) Destruir la documentación, más seguro y económico que el archivo

4) La trituradora, otra pérdida de tiempo y dinero para tu despacho

5) Tu despacho protegido en tiempo récord

1) El caso de Rafael y la jubilación de su socio

Rafael tiene junto a unos cuantos compañeros un despacho de abogados en Sevilla. En su bufete, manejan habitualmente documentos con datos personales. Muchos de ellos, con datos especialmente sensibles. Después de más de 20 años guardando casi toda la documentación en un archivo, se dan cuenta que es el momento de destruirla. “Resulta que uno de los socios del despacho se jubila y no quiere dejar en el archivo los pleitos y expedientes de hace años”, contó durante su llamada a ByeFile. Desafortunadamente, esperar tanto tiempo para eliminar los documentos confidenciales suele ser muy frecuente. Destruir la documentación de tu despacho después de tantos años vulnera las normativas de protección de datos.

Rafael es consciente de la importancia de contar con una empresa especializada para la destrucción de todo ese archivo. El problema es que ha guardado todos los procedimientos sin límite. Hasta que no se presentó una situación de urgencia, no se planteó la destrucción certificada de sus documentos. ¿Qué hubiese ocurrido si la necesidad de destrucción le hubiese surgido por una fuga de información?

2) No dejes que te suceda, establece medidas de prevención

Una fuga de información podría haber supuesto el cierre del despacho de Rafael. Al custodiar durante tanto tiempo la documentación, los riesgos de exposición de los datos personales se multiplican. Una fuga de información puede producirse cuando menos te lo esperas. Una persona no autorizada puede entrar en el archivo o puede aprovechar un despiste para coger documentación a la vista. Son tan solo algunas posibilidades.

Económicamente, la empresa de Rafael tendría que compensar a los afectados por no haber protegido adecuadamente sus datos personales. Por lo que tendría que pagar las elevadas multas que contempla el RGPD. Con tal escándalo, el despacho hubiese echado por tierra la reputación ganada y mantenida durante tantos años. La mala reputación habría conllevado inevitablemente la pérdida de confianza, a perder a sus actuales y potenciales clientes.

Por hacernos una idea, el despacho de Rafael solicitó la destrucción de unas 300 carpetas AZ, 100 carpetas de archivo definitivo y algunas cajas sueltas. En todo ese montón de papeleo, hay miles de datos personales. Miles de datos personales que podían haberse protegido con mayor antelación. Destruir la documentación de tu despacho cada cierto tiempo evitará estos problemas. En ByeFile, recogemos, trasladamos y destruimos los archivos confidenciales con los máximos niveles de seguridad. Operamos bajo la certificación de la norma UNE-EN-15713.

Uno de los mayores errores, como le sucedió a Rafael, es no ser consciente de estos peligros. Ahora que ya los conoces, deberías valorar tu actual política de gestión documental. Preguntarte cada cuánto tiempo se destruye la documentación con información confidencial. Si la respuesta supera los cinco años, la política seguramente no sea correcta. A estas alturas, seguramente estés pensando cuánto dinero puede costarte destruir tus documentos periódicamente.

3) Destruir la documentación, más seguro y económico que el archivo

Antes de responder a esta cuestión, cabe plantearse cuánto dinero sueles destinar al archivo de tu despacho. Durante la llamada con Rafael, también se comentó el coste cada vez más elevado por metro cuadrado. Cuando seleccionas cuidadosa y estratégicamente los documentos que deben conservarse en cada momento, puedes llegar a ahorrar muchísimo espacio. Por consiguiente, también mucho dinero. Los documentos obsoletos ocupan espacio innecesariamente en el archivo.

Se acaba el espacio disponible y contratas más. O buscas un nuevo y más grande depósito para tu archivo. Si estas situaciones te resultan familiares, después de haber llegado a este punto, ¿de verdad merece la pena? En ByeFile adaptamos nuestros servicios de destrucción a cada cliente. Trabajamos con despachos de abogados de diversos tamaños, a cada uno le prestamos un servicio personalizado. Nos interesamos por su labor diaria y por su volumen documental. Si precisan de destrucciones puntuales, también las realizamos de manera inmediata. Nunca pagarás de más, siempre por los servicios que precises. Al destruir la documentación de tu despacho con ByeFile eludirás las responsabilidades del RGPD y la LOPDGDD. Con cada destrucción, emitimos un certificado.

4) La trituradora, otra pérdida de tiempo y dinero para tu despacho

Rafael tiene una trituradora en su despacho. Como suelen archivar prácticamente toda la documentación, la utiliza de vez en cuando. En otros bufetes, sí suele usarse más frecuentemente. El factor común es que suele atascarse o averiarse con facilidad. Más cuando sin querer se ha dejado una grapa o un clip entre los papeles. Por muy poco que se utilice, al final acabas perdiendo mucho tiempo. No solo cuenta el tiempo empleado en sacar los archivos de la carpeta o en quitar las anillas. También el que se pierde desatascándola o llevando los restos al contenedor de reciclaje.

Tampoco debes confiarte si usas una trituradora. No son seguras y pueden ocasionar brechas de seguridad. Volveríamos a la historia de fuga de información de Rafael. Y al incumplimiento de las normativas de protección de datos. Si todavía tienes dudas al respecto, lee este artículo. En él, contamos algunos de los casos más sonados de fugas de información en despachos de abogados.

Frente a la trituradora, la destrucción certificada te ayuda a ganar tiempo, seguridad y dinero. Al contrario de lo que muchas personas presuponen, nuestros servicios son hasta un 70% más baratos. En definitiva, la trituradora no es la solución adecuada para eliminar los archivos confidenciales.

¿Y si por 9,99 euros al mes pudieses disponer de un contenedor completamente seguro en el que ir depositando la documentación? Cuando se llene, tan solo tendrías que pagar 60 euros para que recojamos la documentación, la destruyamos y emitamos el certificado. Al conocer esta posibilidad, Rafael se interesó y admitió que es una opción viable y útil para su despacho. Así, los documentos permanecen seguros hasta que el contenedor esté listo para una destrucción. Nuestros contenedores son de aluminio reforzado y tienen cierre de seguridad. Lo que convierte a ByeFile en un seguro frente a la trituradora.

5) Tu despacho protegido en tiempo récord

Como ves, proteger los datos personales de tus clientes y de tu empresa no implica grandes costes. En cualquier caso, estudiaremos el mejor servicio para ti. Destruir la documentación de tu despacho aportará tranquilidad, a ti y a tus clientes. Su confianza en el despacho aumentará al saber que proteges sus datos hasta el final del tratamiento. Un importante valor diferencial que también puede ayudarte a crecer y consolidar tu negocio.

En ByeFile no solo realizamos rápidamente recogida, traslado, destrucción de la documentación y certificado. También tenemos un firme compromiso en la elaboración de propuestas. Te enviaremos tu presupuesto personalizado en menos de dos horas. Puedes contactar con nuestro equipo a través de nuestro teléfono gratuito 900 670 006. O bien escribirnos a nuestro formulario de contacto. Te invitamos a comparar nuestras respuestas y precios con otras empresas del sector. Podrás comprobar nuestra rapidez al facilitarte el presupuesto. Además de nuestra disposición y disponibilidad para prestar el servicio de forma inmediata.

Estaremos encantados de resolver cualquier duda y proporcionarte cualquier información que necesites. Empieza desde hoy mismo a disfrutar de todas las ventajas de destruir la documentación de tu despacho con ByeFile. Rafael ya lo hizo y ahora los datos personales de sus clientes están debidamente protegidos.