La importancia de la destrucción documental en notarías para la protección de datos

Como notario, se trabaja como depositario de multitud de datos personales de los clientes al gestionarlos en los procedimientos convenientes. Herencias, testamentos, pólizas de seguros o escrituras de hipotecas son tan solo unos pocos ejemplos de los trámites que precisan servicios notariales. Y, por tanto, requieren el tratamiento de datos personales para cumplimentarlos de forma adecuada. Las notarías son plenamente conscientes de cumplir con el deber de la protección de datos. No obstante, muchas no son conscientes de los riesgos de vulnerarla al no contar con la destrucción de documentos. La destrucción documental en notarías pone el foco en la protección final de los datos personales.

Tirar los papeles a la papelera o triturarlos no son la solución

Ser igual de cuidadoso en el uso de los archivos confidenciales que en su posterior destrucción es esencial. El RGPD estipula la obligación del responsable del tratamiento de adoptar las medidas necesarias que eviten poner en peligro los datos. Es responsabilidad de la notaría incorporar las medidas oportunas para su protección. Tirar los documentos confidenciales a la papelera infringe este cometido. Cualquiera puede cogerlos y realizar un tratamiento ilícito de los datos que contienen. El papel desaparece, pero la información no.

Este riesgo puede evitarse fácilmente, así como sus consecuencias. Elevadas multas, pérdida de reputación o pérdida de clientes son algunas de ellas. La destrucción documental en notarías es una inversión en seguridad. Una inversión que no solo te ahorra estos problemas, sino también tiempo y recursos.

Si en tu notaría se está usando una trituradora, se están perdiendo todas estas ventajas. Una trituradora, como bien indica su nombre, tritura y no destruye. La información puede leerse incluso tras triturar el documento. Por lo que sigue existiendo un elevado riesgo de que los datos sean robados. Además, hay que perder el tiempo triturando los documentos poco a poco y después llevándolos hasta el contenedor.

Servicio personalizado, seguro y cómodo

Con ByeFile, los archivos confidenciales se almacenan en contenedores con cerradura de seguridad. Nuestros operarios lo llevan a las notarías, quedando a su disposición para la jornada de cada día. Cuando avisan de que están completos, los recogemos y trasladamos en vehículos cerrados. Una vez en nuestras instalaciones, dotadas de videovigilancia y control de acceso, destruimos los documentos. Finalmente, entregamos un certificado que acredita que la destrucción se efectuó correctamente y reciclamos los restos.

Si la copia de un documento se digitaliza o prescribe su vigencia, podrá desecharse en nuestro contenedor al momento. Igualmente, si la notaría lleva años almacenando todo el papeleo, es el momento de destruirlo. El archivo histórico solo ocupa espacio y aumenta los riesgos.

De todas estas maneras, la destrucción documental en notarías garantiza la protección final de los datos personales. Se trata de una medida de protección imprescindible con la que también se contribuye al cuidado medioambiental. Recibe un presupuesto personalizado en menos de 2 horas. Escucharemos tus necesidades y nos adaptaremos a tu notaría. Disponemos del teléfono gratuito 900 670 006 y de un formulario de contacto online.