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¿Por qué ByeFile debe ser tu empresa de destrucción de documentos de confianza? ¿Qué ventajas puede aportar a tu negocio? Juan Fernández Henares, socio-director del Departamento Laboral y de Seguridad Social de Asema Legal y presidente del Colegio de Graduados Sociales de Málaga y Melilla, responde a éstas y otras cuestiones a través de la experiencia de su despacho con los servicios de ByeFile.
¿Con que tres palabras describiría a ByeFile?
Seguridad, garantía y profesionalidad.
¿Por qué decidisteis contar con ByeFile para la destrucción documental de vuestro despacho?
La destrucción de documentos en nuestro despacho es una de las cuestiones más importantes. Asema Legal, como asesoría integral de empresas, tiene dos áreas fundamentales. La primera de ellas, el asesoramiento y gestión laboral y de Seguridad Social. La segunda, el aspecto jurídico, en el que tratamos temas como invalidez o incapacidades permanentes. En ambas, solemos abordar información relevante y de máxima seguridad como pueden ser número de afiliaciones a la Seguridad Social o datos de enfermedades. Lógicamente, nuestro despacho tenía que contratar a una empresa especializada para la destrucción de esos documentos.
Por otro lado, para nosotros era clave comenzar a realizar una destrucción de lo que llamamos “histórico”. Normalmente, una vez al año, retiramos expedientes o cualquier otro documento histórico para que ByeFile se encargue de su destrucción.
¿Podría hacer una comparativa entre el funcionamiento de Asema Legal antes y después de la implatación de los servicios de ByeFile?
El cambio ha sido espectacular. Sobre todo, en algo tan fundamental como es el espacio físico. Asema Legal empezó en el año 1994 y hasta el 2012 no dimos el paso de contratar los servicios con esta empresa para la destrucción de documentos históricos y del día a día. Simplemente por todo el espacio que hemos recuperado, merece la pena. Pueden imaginar todo el espacio que ocupaban montones y montones de carpetas o archivadores.
También ha supuesto un cambio esencial en el trabajo del despacho en lo que respecta a la protección de datos. Todos nuestros empleados saben que todos los documentos que ya no utilicen tienen que ser destruidos, realizando esta labor diariamente. Lo colocan en un recipiente y posteriormente van al contenedor proporcionado por ByeFile para su posterior destrucción. Nuestros empleados se han adaptado a este reciclaje documental y comprenden su importancia.
¿Por qué cree que es importante la destrucción de archivos confidenciales?
Es importantísimo para cumplir con nuestro deber de la Ley de Protección de Datos. Somos una empresa que trabajamos con datos de riesgo alto como son los DNI de trabajadores, partes de baja o partes de accidentes en los que aparecen diagnósticos de enfermedades. También trabajamos, desde el ámbito jurídico, con informes médicos de la sanidad pública y privada.
Es decir, hacemos uso de documentos que deben ser eliminados una vez que el expediente haya terminado. Aunque estén escaneados y en una base de datos del despacho, lógicamente el formato papel debemos destruirlo para evitar riesgos. Podemos estar hablando de miles de folios anuales. Es muchísima información.
¿Qué considera que diferencia a ByeFile de otras empresas del sector?
Diría y destacaría la seguridad. Sabemos que ByeFile es una empresa certificada, que cumple con todos los requisitos exigidos a las empresas dedicadas a la destrucción de documentos. Para entidades como nosotros, o para cualquier otra, resulta esencial contar con esta garantía. En todas las facetas del día a día, como la protección de datos o la prevención de riesgos laborales, necesitamos entidades como ByeFile. Acreditadas y que reúnen todos los requerimientos. ByeFile es una garantía para nosotros.
Cabe señalar, por tanto, su adecuación a la norma UNE-EN-15713. El hecho de que una vez que se retira la documentación y se procede a su destrucción, te certifiquen que ha sido destruida con todas las normas, garantías y condiciones de esta legislación, para nosotros es una tranquilidad.
¿Recomendaría ByeFile?
Por supuesto. Nosotros, desde el año 2012, estamos muy contentos con el servicio que nos presta ByeFile. Cuando los contenedores se llenan con los vertidos que hacemos habitualmente, simplemente con una llamada de teléfono tenemos rápidamente una atención por parte de la empresa. Se llevan el contenedor que está completo y nos lo cambian.
Lo recomendamos no solo a despachos profesionales como el nuestro, sino también a cualquier otro negocio. Incluso lo solemos recomendar a nuestros clientes o proveedores. En alguna que otra ocasión, nos han preguntado quién nos realiza el servicio de destrucción de documentos. En estos casos, hemos hablado bien de ByeFile y aconsejamos la contratación de sus servicios.
