Dos errores graves de protección de datos en hoteles y cómo evitarlos a través de la destrucción documental

La protección de datos en hoteles requiere de medidas concretas para asegurar su cumplimiento. La información confidencial es manejada por el personal del hotel e incluso por intermediarios como agencias de viajes. Esto aumenta los riesgos en materia de protección de datos y la prevención es la mejor arma para combatirlos. Por ello, desde ByeFile vamos a explicar dos situaciones frecuentes que suelen llevar a error en hoteles. Por suerte, estas equivocaciones pueden solventarse de una forma rápida y económica mediante la destrucción de archivos confidenciales.

Aceptar currículums

Una circunstancia que puede desencadenar un error de protección de datos en hoteles se repite prácticamente a diario. Hay personas que visitan el establecimiento hotelero para dejar su currículum en la recepción. ¿Pero qué debe hacerse con este documento una vez recibido y cuando ya no es útil? Para empezar, la LOPD marca la obligación de informar a cada candidato de que su currículum se guardará para su revisión.

De igual forma, se le debe comunicar sus derechos de acceso, rectificación, cancelación u oposición al tratamiento de sus datos. Por ello, el hotel debería hacer firmar a cada demandante el documento de consentimiento del tratamiento de sus datos personales. De lo contrario, no sería recomendable que el hotel aceptase el currículum.

Recibir información alimentaria de un cliente

Además de los típicos datos personales requeridos para una reserva, en muchas ocasiones el cliente comunica informaciones de tipo alimentaria. Puede tratarse, por ejemplo, de una alergia o una intolerancia a un alimento concreto. Incluso, se dan casos de preferencias, en las que por ejemplo se comunica la condición de vegetariano.

Debe saberse que, para no infringir la protección de datos en hoteles, hay que adoptar medidas de seguridad altas al respecto. Esto comienza por anotar esta información en los documentos correspondientes del huésped en concreto. Y posteriormente ejecutar estas acciones que salvaguarden su salud y bienestar. Por tanto, se trata de datos personales altamente sensibles para los que la legislación tiene especial consideración.

La destrucción documental, aliado para la protección de datos en hoteles

Imposibilitar el uso indebido tras la utilización de los datos personales es tan importante como su correcto tratamiento. Aquí es donde entra en juego la destrucción de archivos confidenciales. Tirar los documentos a la papelera o usar la trituradora es notablemente menos seguro que confiar esta eliminación a los profesionales de ByeFile. La protección de datos en hoteles es una pieza clave para su continuidad y funcionamiento, y desde ByeFile contribuimos a ello.

Cabe destacar, en relación a la información alimentaria, que la Agencia Española de Protección de Datos concretó en un informe que:

En el caso de que los datos sean utilizados para dispensar a su cliente un trato especial en atención a ellos, deberá cumplirse estrictamente el principio de conservación recogido en el número 5 de artículo 4 según el cual “Los datos de carácter personal serán cancelados cuando hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual hubieran sido recabados o registrados.” De este modo será precisa la cancelación de los datos una vez que finalice la estancia del cliente en el hotel, siendo necesario un nuevo consentimiento específico del cliente para la conservación de los datos en sus ficheros con posterioridad (por ejemplo, en el supuesto de clientes habituales).

Así, queda claro la responsabilidad de acabar con los archivos confidenciales tras su uso. Al contratar nuestros servicios, entregamos contenedores con cerradura que pueden disponerse en el hotel para depositar los documentos ya inútiles. En este artículo, abordamos en profundidad los beneficios de nuestros contenedores.

En definitiva, eludimos el riesgo de fuga o robo de información, conservando esta protección en el resto del proceso. Igualmente, explicamos paso a paso nuestro procedimiento en este otro post. Asegura el cumplimiento del RPGD y la LOPD hasta el fin del tratamiento con ByeFile. Solicita tu presupuesto personalizado a través de nuestro teléfono gratuito 900 670 006 o en nuestro formulario.