Indicadores de que tu empresa necesita servicios de destrucción de documentos

A pesar del proceso de digitalización de las últimas décadas, el papel sigue siendo un elemento fundamental en muchas oficinas. Para empezar, multitud de negocios cuentan con un archivo histórico. Documentos, carpetas y archivadores que se han guardado durante años y años y que ya carecen de utilidad. Este sería un primer buen motivo para contratar a una empresa de destrucción de documentos. Todos esos papeles tan solo ocupan espacio y conservarlos es un riesgo para la confidencialidad de los datos contenidos.

Por ello, asegurarse su eliminación sin posibilidad de reconstrucción y con las máximas garantías debería ser una prioridad. En ByeFile, una vez finalizada la destrucción emitimos un certificado para el cliente. Así, puede saber que el proceso se completó adecuadamente y sin ninguna incidencia.

Buscar un documento y no encontrarlo o dar con él y tirar la montaña de papel

¿Te suena esta situación? Acumular los archivos puede llegar a suponer un completo descontrol. Incluso, en muchas ocasiones lo que más se tiene a mano es el papel. Se hacen anotaciones importantes y luego no se localizan. Al contar con los servicios de destrucción de documentos acabarás con este problema de desorganización.

ByeFile entrega al cliente uno o varios contenedores, en función de sus necesidades documentales. Una vez instalados en la empresa, tan solo hay que preocuparse de ir depositando en ellos los archivos confidenciales sin validez. Al tenerlos en el espacio de trabajo, la separación de los documentos útiles e inútiles es instantánea. Así, se acaba con cualquier riesgo de fuga o robo de información. Los contenedores cuentan con cerradura, quedando blindados al personal ajeno de ByeFile.

Aunque se encuentre la documentación entre las montañas de papel, no es práctico y resta eficiencia a la labor diaria. También puede suceder que buscándola, se tiren los papeles y haya que recogerlos y ordenarlos de nuevo posteriormente. En este caos ordenado, suele ser habitual conservar archivos inválidos. Por eso, la destrucción de documentos sigue suponiendo múltiples ventajas en estos casos.

Tener una destructora de papel

Las destructoras de papel suelen averiarse fácilmente, hacen ruido y destruyen los documentos lentamente. Lo normal es ir apilando aquellos que quieran destruirse y posteriormente proceder a su eliminación. Así, la información confidencial queda expuesta hasta que llegue el momento de la destrucción. Por no hablar del tiempo que habrá que dedicar a destruir los documentos uno a uno. Tiempo al que habrá que sumar el que se tarde en llevar las tiras de papel resultantes al contenedor de reciclaje. La destrucción de documentos de ByeFile es hasta un 70% más barata que la trituradora.

Haber tenido problemas por incumplimientos en la protección de datos

Las elevadas sanciones de la LOPD y el RGPD no son los únicos problemas de la vulneración de la protección de datos. Los clientes, proveedores e incluso empleados pueden haber mostrado su descontento al respecto. Recurrir a la vía legal conllevaría estas multas, pero incluso si no se llega a este punto se genera una pérdida de reputación. No es de extrañar que estos casos lleguen a los medios de comunicación y la empresa se vea obligada a acabar cerrando.

Por todo ello, la destrucción de documentos es un seguro para cumplir con las normativas vigentes. En consecuencia, asegura la viabilidad de la empresa y es un valor añadido para la imagen del negocio. En ByeFile elaboramos propuestas a medida, contacta con nosotros por nuestro formulario o teléfono gratuito 900 670 006.