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Destrucción de documentación: 7 aspectos esenciales que debes saber
Ya pasaron los tiempos en los que la destrucción de la documentación que hay en las empresas se limitaba a tirar los residuos a la basura o utilizar una trituradora de papel. Hoy en día es una práctica que no te puedes permitir porque implica grandes consecuencias como robos de información, importantes multas o catastróficas experiencias con tus clientes y proveedores.
Desde los cambios legislativos en la Ley Orgánica de Protección de Datos, una omisión o mala práctica en la destrucción de documentos puede acarrear multas de hasta 20 millones de euros o el 4% de la cifra anual de ventas. Eso sin contar otras nefastas consecuencias de filtrar información sensible de tus clientes, que puede costarte que se vayan a la competencia, o que caiga en malas manos documentación que pueda afectar a la seguridad de tu empresa.
¿Por qué no hacer la destrucción de documentos por cuenta propia?
Existen herramientas como las destructoras de papel para archivos físicos o métodos de borrado para archivos digitales que puedes poner en marcha en tu empresa. Pero lo primero que tienes que saber es que esto conlleva riesgos si no eres un experto en el tema, ya que puedes estar haciendo una destrucción de documentos de forma incorrecta sin saberlo.
Por ejemplo, y centrándonos en las trituradoras papel, no todas las trituradoras que realizan la destrucción de documentos están adaptadas a la normativa. Dependiendo del tipo de información contenida, el tamaño de la partícula del residuo tendrá que tener una dimensión determinada.
Además, te aseguramos que el servicio de destrucción de documentos certificado de ByeFile te saldrá más barato que utilizar la destructora de papel. No tendrás a personal durante largas horas destruyendo papel, o esperando a que se enfríe la máquina. Dejarás de generar ruidos molestos y de la tediosa gestión de los residuos, asegurándote que van a ser reciclados, aportando tu granito de arena al cambio climático. Y lo más importante, dispondrás de un certificado que te asegurará que has realizado una destrucción de documentos conforme a la norma UNE-EN 15713:2010.
¿Quién tiene que contratar la destrucción de documentos?
Si tienes una empresa con más de 5 empleados que realicen labores administrativas y que trabajen con información sensible, necesitas una empresa de destrucción de documentos certificada. Da igual el sector, la actividad u otros detalles, el tipo de información que manejas será el decisivo para saber si tu empresa requerirá la destrucción de documentos.
Dentro de las empresas con las que trabajamos hay de todo tipo, aunque los ejemplos más gráficos de información sensible puedes verlos en hospitales (y todas las empresas que manejen datos relacionados con la salud), abogados (que generan gran volumen de documentación por los litigios que llevan), colegios (con gran cantidad de documentos de sus alumnos), o también podemos mencionar a los hoteles (que suelen tener datos sensibles de sus huéspedes).
Aun así, cualquier empresa tiene facturas, nóminas, seguros sociales, libros contables, agendas de datos con clientes, información bancaria, de tarjetas de crédito y un largo etcétera, por la que necesitará una empresa de destrucción de documentos.
¿Y si no uso mucho papel, tengo que contratar una empresa de destrucción de documentos?
Pues sí, la información hay que protegerla independientemente de que guardes los datos en documentos físicos o archivos digitales. Discos duros, memorias usb, cd´s, dvd´s deben pasar por un proceso de destrucción de documentos determinado.
¿Es cara o barata la destrucción de documentos?
En ByeFile creemos que el precio de la destrucción de documentos tiene que ser económico. Por eso, nuestra política de precios tiene ofertas permanentes de costes bajos. Disponemos de servicios anuales por menos de 100 euros. No obstante, muchas empresas contratan un servicio puntual, por ejemplo, para retirar una serie de documentación de un lugar y ganar espacio, ya sea porque la información es obsoleta o está duplicada ya que se ha digitalizado.
Por esto, el gasto que realiza la empresa y por ende, los precios de destrucción de documentos, pueden llegar a ser muy económicos, no solo por las tarifas baratas de destrucción de archivos, sino por ser un servicio que se contrata esporádicamente cada ciertos años.
¿Existe la destrucción de documentos gratis?
Pues sorprendentemente la respuesta es que sí, por lo menos en ByeFile. Y es que tenemos un programa de Responsabilidad Social Corporativa por el que mensualmente prestamos el servicio de recogida y destrucción de documentación confidencial a una ONG o institución del tercer sector.
¿Qué empresa contratar para la destrucción de documentos?
Una de las cosas más importantes a la hora de contratar una empresa de destrucción de documentos es la confianza. Esta empresa a la que encargues la destrucción de archivos va a manejar información sensible, de carácter personal, económica, etcétera. Nuestra trayectoria con más de 10 años de experiencia y con servicios a más de 4.000 empresas nos avala.
La localización también es fundamental, atendemos en toda España. Nuestros métodos de trabajo incluyen un alto grado de seguridad para tu tranquilidad. En este sentido, aseguramos las máximas garantías de confidencialidad.
Cuando precisas de este servicio no quieres esperas, por eso es importante la rapidez. También que tenga buena atención al cliente, por eso ofrecemos un horario de atención personalizada 12 horas al día y un teléfono gratuito, el 900 670 006.
¿Qué legislación aplica a la destrucción de documentos?
Si quieres ahondar más información puedes consultar las siguientes normas sobre destrucción de documentos:
