Seguridad de la información en soporte papel en la empresa

El soporte papel resulta sin duda alguna en la mayor parte de los casos el enorme olvidado en la aplicación de políticas de seguridad en las compañías españolas.

Existe sin lugar a dudas una conciencia social sobre la peligrosidad que puede suponer para el derecho a la intimidad un inadecuado manejo de datos personales, ya sea en papel o en cualquier otro soporte. Continuamente vemos en los medios de comunicación noticias que alertan de brechas de seguridad o de pérdidas de documentación con datos personales. Por tanto el público, nuestros clientes, esperan de los profesionales a los que confían sus datos, una adecuado tratamiento de los mismos y un respeto a sus derechos de privacidad.

Pero pese a existir una clara conciencia del peligro que supone la ausencia de control sobre la información que produce una compañía, la verdad es lo mas habitual es que la vida de un documento en papel, desde el instante en que es creado hasta el momento en que es guardado, destruido o bien reciclado prácticamente jamás va acompañada de un seguimiento que garantice la seguridad de la información que contiene.

¿Cuál es la causa de esta brecha entre las legítimas aspiraciones de los usuarios a su privacidad y la realidad del día a día en las empresas?

En el caso del papel la causa de esta situación se encuentra en el propio soporte. Entre otras muchas y variadas situaciones un documento en papel puede circular por múltiples departamentos de una compañía, sin que resulte posible asegurar su trazabilidad. No puede garantizarse una adecuada protección cuando se deposita en una bandeja o bien encima de una mesa sin supervisar los accesos que pueda llegar a tener. Puede ser copiado sin autorización de su poseedor. Aun puede ser perdido o bien archivado en un sitio equivocado.

Con la llegada y extensión de las nuevas tecnologías, los sistemas informáticos y las redes corporativas han creado un ambiente cerrado en el que es más simple administrar de forma conveniente los privilegios de acceso a un documento, su adecuada localización y conservación, su trazabilidad, su restauración en caso de destrucción y una larga serie de posibilidades que garantizan la seguridad de la información contenida en el archivo.

Sin embargo, estas medidas de seguridad no hallan su equivalente en los documentos en papel.

Como cualquier otro asunto relacionado con seguridad, el mayor peligro para el papel es el humano usuario. ¿Hasta qué punto trabajadores y directivos están sensibilizados sobre el tratamiento con el que deben proceder frente a la información en papel?

En algunos casos toda noción de reciclaje y destrucción de documentos segura se limita al empleo de las papeleras y un reflejo prácticamente genético de depositar en ellas todo cuanto deja de ser útil. Dicho acto va acompañado de una agradable sensación de liberación cuando el documento ha estado bastante tiempo demandando atención encima de una mesa y el tema que representa ha sido despachado y deja de ser un factor de agobio. Las circunstancias sensibles que acompañan a la resolución de echar un papel a la papelera impiden, muchas veces que razonemos si ese es el medio más conveniente para entregar fin a un papel, en función de ese contenido.

Tampoco podemos olvidar que en algunos casos la cadena de seguridad se rompe por la mala praxis de terceros sobre los que la empresa es responsable. No es extraño que que algunas empresas ignoren la metodología usada por sus distribuidores o franquiciados en la recogida y el tratamiento del papel desechado. Posiblemente los sistemas empleados para reciclar o bien destruir los documentos no sean apropiados para asegurar que la información deje de ser alcanzable para terceros.