Cuatro motivos para realizar una limpieza de documentación en tu empresa mediante la destrucción certificada

¿Cuántos documentos se han acumulado en tu empresa a lo largo de los últimos cinco años? Dar una respuesta exacta sería ciertamente imposible. Pero es probable que la realidad se corresponda con un número bastante elevado. Tener un archivo en el que guardar carpetas y carpetas una vez cerrado el ejercicio de cada año es muy frecuente. Aun sabiendo que esos archivos carecen de utilidad y no van a volver a utilizarse, se conservan. Por ello, desde ByeFile queremos visibilizar los beneficios de realizar una limpieza de documentación en tu empresa.

Cumplimiento de las normativas de protección de datos

El primer motivo para realizar al menos una limpieza de documentación al año es evitar infracciones en protección de datos. El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) ha supuesto un refuerzo en el tratamiento de datos e informaciones. Con esta nueva legislación, la persona da su consentimiento expreso a un tratamiento específico y para un fin concreto. De tal forma que una vez que finaliza este propósito de uso de los datos, éstos no pueden usarse con otros motivos.

Prevención de robo de identidad y fuga de información

Los archivos con información confidencial que se acumulan y no son destruidos son sinónimo de riesgo y peligro. Aunque creas que los guardas en un lugar seguro, el hecho de preservarlos supone exponerlos. Así, se da la posibilidad de que puedan ser robados y se usen ilegalmente. La suplantación de identidad o la utilización de cuentas bancarias son algunos ejemplos de situaciones que podrían darse. Con la limpieza de documentación a través de la destrucción certificada de archivos te asegurarás de impedir estos sucesos.

Delegación de la responsabilidad y elusión de sanciones

En caso de que se produzca cualquier violación como las anteriormente mencionadas, la responsabilidad recae sobre la empresa. No solo hay que pensar en la información confidencial proporcionada por los clientes. Es preciso considerar que el volumen de datos comprometidos es más abundante. Los datos de tus proveedores y trabajadores son igualmente susceptibles y responden ante las normativas de protección de datos.

Según el RGPD, el incumplimiento puede conllevar sanciones de hasta 20 millones de euros o del 4% de la facturación del negocio. Confiar en la destrucción de archivos confidenciales de ByeFile supone trasladar esa responsabilidad y evitar estas multas. Por lo que la limpieza documental en tu empresa es una medida de seguridad necesaria e indispensable.

Recuperación de espacio

Liberar de cajas, carpetas, archivadores, etc., a tu archivo ayudará significativamente a tu empresa. El primer cambio notorio será la ganancia de espacio libre y disponible. Así, podrás aprovecharlo mejor y plantearte nuevos usos de ese espacio. Otra razón a favor de la limpieza de documentación será encontrar más fácilmente los archivos útiles.

Saca partido a éstas y otras ventajas con la destrucción documental de ByeFile. Operamos con los máximos requisitos de seguridad en cada fase del proceso de destrucción y emitimos un certificado al final del mismo. Elaboraremos un presupuesto adaptado a las necesidades de tu empresa y actuaremos de forma rápida y profesional. Tras comprobar nuestra efectividad con la limpieza de documentación, podrás seguir beneficiándote de nuestros servicios e incorporarlos de manera periódica. Infórmate llamando a nuestro teléfono gratuito 900 670 006 o rellenado nuestro formulario de contacto.