Gestión documental

En este artículo damos un visión inicial de aspectos básicos de la gestión documental. Elementos fundamentales como el archivo y el registro de documentación o sus distintas clases.

Asimismo veremos cómo gestionar documentación, tipos de documentos y directrices de registro y almacenamiento. Puesto que a día de hoy es casi imposible realizar cualquier tipo de actividad sin acudir a la ayuda de la informática, los diferentes puntos serán aplicables tanto a documentación física (papel) como electrónica.

¿Qué es la gestión documental?

Según la definición de la Wikipedia:

Se entiende por la gestión documental el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.

Es una actividad casi tan antigua como la escritura, que nació debido a la necesidad de «documentar» o fijar actos administrativos y transacciones legales y comerciales por escrito para dar fe de los hechos. Este tipo de documentos se plasmaron sucesivamente en tablillas de arcilla, hojas de papiro, pergaminos y papel, cuya gestión se fue haciendo cada vez más compleja a medida que crecía el tamaño de los fondos documentales.

Archivo, documentos y clases

Por su parte la Real Academia de la Lengua ofrece estas tres primeras acepciones para el término «archivo»:

1. m. Conjunto ordenado de documentos que una persona, una sociedad, una institución, etc., producen en el ejercicio de sus funciones o actividades.
2. m. Lugar donde se custodian uno o varios archivos.
3. m. Acción y efecto de archivar (guardar documentos o información en un archivo). Entregó la documentación para proceder a su archivo.

La primordial función del archivo consiste en la conservación de documentos, puesto que la Ley fuerza a ello estableciendo unos plazos mínimos de conservación, a lo largo de los que puede ser requerida su presentación. Estos documentos se conservaran correctamente ordenados y clasificados. Esta conservación da información sobre el funcionamiento y los temas tratados por la entidad. El fichero va a ser eficiente cuando se halla de manera rápida lo que se busca.

La Ley de Patrimonio Histórico Español define el documento como «toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluidos los soporte informáticos.

Los archivos pueden dividirse según diferentes criterio. Por ejemplo según la titularidad de la institución pueden ser Públicos (como los de las Administraciones Públicas) o Privados. En función de su ámbito territorial podrán ser Locales, Regionales, Generales o Nacionales. Atendiendo a la antiguedad de la documentación conservada los tendremos de Gestión, Intermedios o Históricos.

Conservación de la información

Desde la antigüedad existió la preocupación de preservar los documentos y con esto salvar el patrimonio y el acervo cultural de esos tiempos. En la Edad Media, con la aparición del papel y la invención de la imprenta, aumentó sensiblemente la producción de libros, los frailes de los monasterios sabían el valor de la información que contenían los libros, el conocimiento que podían tener a través de ellos y se preocupaban no solo por su conservación, sino más bien asimismo por su generación y duplicación, en tanto que entre ellos se hallaban verdaderos artistas en la copia de libros.

Preservar la documentación transferida, protegerla en las mejores condiciones de seguridad y orden conveniente se basan en 2 principios básicos: adopción de medidas para asegurar la perdurabilidad material de los documentos, y aplicación de los criterios y métodos de organización.

Durante la vida de una compañía se produce una gran cantidad de documentación que fuerza a contar con de una enorme capacidad de almacenaje. Muchos de esos documentos pueden preservarse en formato electrónico, con el consecuente ahorro de espacio. Sería el caso de los impuestos y comunicaciones de la Agencia Tributaria y la Seguridad Social. No obstante, hay otros, como las escrituras, los contratos mercantiles o bien las facturas, de obligatoria conservación en formato físico.

Los documentos notariales, tal como las alteraciones censales, las actas de inspección o bien los libros de visitas deben preservarse a lo largo de toda la vida del negocio. Mas aquellos que sirven como soporte a los impuestos, esto es, las facturas, pueden continuar en la compañía a lo largo de un tiempo limitado para proceder entonces a su destrucción.

Conforme el artículo treinta del Código de Comercio los mercaderes preservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes referentes a su negocio, adecuadamente ordenados, a lo largo de 6 años desde el último asiento efectuado en los libros. A esta regla van a deber adherirse tanto los empresarios autónomos como las entidades mercantiles, una vez cesada su actividad o bien disuelta la sociedad. Este plazo es mayor que el demandado por la normativa tributaria, que fija en 4 años el plazo máximo de prescripción de los impuestos.

Derecho de acceso de las personas

El derecho de acceso consiste en que el afectado puede obtener información sobre si sus propios datos de carácter personal están siendo objeto de tratamiento por parte del responsable del fichero. También puede solicitar información sobre la finalidad del tratamiento que se esté realizando, así como sobre el origen de los datos y las comunicaciones realizadas a entidades terceras.

Registro y codificación de documentos

Salvo en materias relacionadas con la administración del estado o el mundo científico y bibliográfico, no hay una forma concreta de organizar la documentación, sino que cada organización debe encontrar la que mas le convenga, dentro del cumplimiento de las obligaciones legales a que esté sujeta.

En general suele haber tres pasos para generar una codificación básica:

1. Establezca una codificación que se adapte a su Organización. Puede elegir según la Estructura Organizativa de la compañía, o bien en función de servicios o líneas de productos, etc…
2. Genere una codificación según los tipos de documentos (facturas, cartas, informes, etc…).
3. Relacione en una Tabla las dos codificaciones, es decir, escriba el código de la Tabla1, seguido el código de la Tabla2. Puede agregar fecha de actualización y ubicación.

Organización de archivos

La organización del archivo de forma no informatizada conlleva al menos tres tareas concretas:

1. Clasificar los fondos: consiste en establecer diversas clases o agregados documentales en función de su procedencia.
2. Ordenar los documentos dentro de cada agrupación o serie documental, y estas mismas, uniendo unos con otros conforme a la unidad de orden establecida para cada caso.
3. Elaborar un cuadro o esquema de clasificación que ponga de relieve la estructuración dada al fondo.

Los 10 mandamientos sobre bibliotecas de Faulkner-Brown

El arquitecto Harry Faulkner-Brown marcó en su momento una lista de condiciones, cuantitativas y cualitativas, que no deben ignorarse cuando se trata de la construcción de edificios para bibliotecas. Estos valiosos consejos reunidos en un decálogo pueden aplicarse también a cualquier sistema de archivo con la correspondiente adaptación.

1. Flexible: debe permitir que su distribución, estructura y servicios puedan ser modificados y amoldados a nuevas circunstancias cuando así se requiera.
2. Compacto: el sistema de archivo debe formar un todo, ordenado y estructurado de forma que permita un movimiento fácil por su interior.
3. Accesible: eliminando barreras la accesibilidad a los lugares y a los materiales debe ser cómoda y veloz.
4. Extensible: debe estar diseñado de tal modo que pueda crecer ante nuevas necesidades de archivo.
5. Variado: en su oferta de espacio se deben considerar todo tipo de opciones y formatos documentales.
6. Organizado: de tal modo que permita un rápido acceso a la documentación.
7. Cómodo: que su uso sea intuitivo y sencillo.
8. Seguro: para salvaguardar el gran valor documental.
9. Constante: las condiciones climáticas (frío, calor, humedad, iluminación, etc.) han de ser lo más estables posibles.
10. Señalizado: que nos indique lo más meridianamente posible la ubicación de las diferentes secciones de los múltiples materiales.