¿Cuánto tiempo se pueden custodiar los documentos confidenciales?

Muchas empresas y profesionales guardan su documentación durante años y años. Custodiar los documentos confidenciales es necesario, pero no indefinidamente. Con carácter general, el plazo máximo suele ser de cinco años. Esta limitación tiene como fin evitar poner en peligro los datos personales contenidos en la documentación. Por lo que una vez cumplidos los cinco años, la documentación debe destruirse.

Uno de los aspectos más novedosos introducidos por el Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD) fue la seguridad de los datos personales. Esto determina la importancia de custodiar los documentos confidenciales durante un tiempo limitado. Esta normativa sigue siendo la más actual a nivel europeo en protección de datos y rige la regulación española. De ahí que el 6 de diciembre de 2018 se publicase en el BOE la Ley Orgánica 3/2018, de Protección de Datos Personales (LOPDGDD). En ambas legislaciones se recoge la responsabilidad del depositario de los datos a establecer medidas oportunas para garantizar esta seguridad.

Hay varios principios, como el tipo de dato personal, que delimitan el tiempo para custodiar los documentos confidenciales. Según el RGPD, los datos deben recabarse con fines explícitos y legítimos. De tal forma que una vez completada la finalidad por la que fueron recogidos, deben eliminarse. Lo que se conoce como mínima conservación de los datos de carácter personal. Esta conservación puede alargarse durante el tiempo en que pueda reclamarse algún tipo de responsabilidad u obligación en relación a los datos obtenidos. Pero no podrán utilizarse para ninguna otra finalidad. Por eso, el tiempo medio que pueden llegar a ser necesarios ante una exigencia legal es de cinco años.

Periodos de conservación de determinadas informaciones

Aparte de esta generalidad, otras legislaciones marcan el plazo máximo para custodiar los documentos confidenciales de cierto carácter. Para documentación laboral o de la Seguridad Social es de 4 años (Real Decreto-ley 5/2000). También se estipulan 4 años para documentación contable y fiscal a efectos fiscales (Ley General Tributaria). Otro ejemplo es el periodo máximo de 6 años para documentación mercantil (Código de Comercio).

Tan solo se contemplan tres excepciones en las normativas de protección de datos. La primera es que puede conservarse el archivo si tiene interés público. La segunda es por finalidad investigadora. Y, la tercera, por fines estadísticos. Aunque en cualquiera de estos supuestos deberá priorizarse el anonimato.

La destrucción certificada de documentos, medida esencial para la seguridad de los datos

Toda empresa o profesional debería contar con una política de gestión y destrucción documental. No hay que olvidar que, tanto RGPD como LOPDGDD, exigen al depositario de los datos establecer medidas oportunas para garantizar su seguridad. Tirar a la papelera la documentación o usar una trituradora no garantiza la seguridad exigida por estas normativas. Descubre los riesgos en este artículo.

Si llevas acumulando documentos durante más de cinco años, es el momento de eliminarlos. En ByeFile somos especialistas en destrucción de archivos confidenciales. Recogemos los documentos y los destruimos con la máxima seguridad (en este otro post de nuestro blog puedes conocer paso a paso nuestro procedimiento). Posteriormente, entregamos un certificado que permite acreditar a nuestros clientes que la destrucción se realizó de forma oportuna. Y con ello, que se tomaron las medidas necesarias para garantizar la seguridad de los datos personales.

Más allá del cumplimiento legal, custodiar los documentos confidenciales durante más de cinco años puede poner en peligro la reputación y supervivencia de tu negocio. Con ByeFile puedes ofrecer a tus clientes la máxima seguridad en el tratamiento de sus datos. No esperes más para ganarte su confianza y cumplir con la normativa. Llámanos a nuestro teléfono gratuito 900 670 006 o escríbenos a través de nuestro formulario.