Guías de la Agencia Española de Protección de Datos
16 de marzo de 2016Leyes que afectan a la gestión documental
29 de marzo de 2016A la hora de eliminar documentos obsoletos cuya vida útil ha llegado ya a su fin tenemos que distinguir entre los que están en soporte papel y los que tenemos almacenados en un soporte informático. En este último caso podemos pensar que basta con utilizar la función «eliminar» del menú contextual de cualquier archivo para que desparezca definitivamente, pero lo cierto es que tal método no hará que la información sea irrecuperable.
Lo mismo ocurre si vamos a desechar el soporte: en tal caso tendremos que garantizar que no exista la opción de un uso posterior y por tanto que que la información existente no puede ser recuperada. Soportes como el disco duro de un PC, un ordenador portátil o una memoria USB pueden ser desechados por múltiples motivos, que van desde su rotura o poca capacidad hasta su antigüedad. Es fundamental darse cuenta de que el hecho de cualquiera de estos soportes deje de funcionar no significa que la información almacenada no sea accesible.
Las grandes empresas tienen sistemas mas o menos seguros y organizados a la hora de gestionar la información, pero es un error habitual creer que en el ámbito de una pequeña empresa no es tan necesaria la protección de la información, en parte por falta de concienciación y en parte por escasez de medios. En este caso el mejor consejo es optar por recurrir a una empresa especializada en la destrucción certificada de información.
Desde INCIBE han preparado una página con mucha información y recursos sobre cómo proteger la información de una compañía:
La complementan además con esta estupenda infografía a modo de resumen y guía:
