Leyes que afectan a la gestión documental

¿Es la Ley de Protección de Datos (LOPD) la única ley que afecta a la gestión de documentos con datos personales? Obviamente la respuesta es no, así que en este artículo vamos a repasar otras legislaciones que deberemos tener en cuenta al manejar documentación en la empresa.

Estatuto de los trabajadores

Ya que obviamente serán varios los empleados de cualquier empresa que tendrán acceso a datos personales, conviene estar informados de lo que el Estatuto de los Trabajadores señala sobre esta materia.

En el artículo 20 del Estatuto de los Trabajadores se establece que el trabajador estará obligado a realizar el trabajo convenido bajo la dirección del empresario o persona en quien éste delegue. En el cumplimiento de la obligación de trabajar asumida en el contrato, el trabajador debe al empresario la diligencia y la colaboración en el trabajo que marquen las disposiciones legales, los convenios colectivos y las órdenes o instrucciones adoptadas por aquél en el ejercicio regular de sus facultades de dirección y, en su defecto, por los usos y costumbres. En cualquier caso, el trabajador y el empresario se someterán en sus prestaciones recíprocas a las exigencias de la buena fe.

Aquí debemos recordar que para que el trabajador pueda de forma efectiva cumplir estos preceptos y con el fin de que en caso de incumplimiento se le pueda trasladar la responsabilidad, el empresario debe de haber previamente informado de cuáles son los usos y límites de acceso de empleados a datos personales.

El texto legal continúa señalando que el empresario podrá adoptar las medidas que estime más oportunas de vigilancia y control para verificar el cumplimiento por el trabajador de sus obligaciones y deberes laborales, guardando en su adopción y aplicación la consideración debida a su dignidad humana y teniendo en cuenta la capacidad real de los trabajadores disminuidos, en su caso.

Aquí de nuevo encontramos que estas medidas de vigilancia también deben haber sido objeto de una información clara a los empleados. Es decir, que cualquier prueba que se pudiera obtener sobre un mal uso de datos personales podría quedar anulada en caso de que no se pueda demostrar esta correcta información.

Respecto a los miembros del comité de empresa, el artículo 65 establece observarán sigilo profesional aún después de dejar de pertenecer al comité de empresa y en especial en todas aquellas materias sobre las que la dirección señale expresamente el carácter reservado. En todo caso, ningún tipo de documento entregado por la empresa al comité podrá ser utilizado fuera del estricto ámbito de aquélla y para distintos fines de los que motivaron su entrega.

Ley de la competencia desleal

El artículo 13 de la Ley de Competencia Desleal establece que se considerará desleal la divulgación o explotación, sin autorización de su titular, de secretos industriales o de cualquier otra especie de secretos empresariales a los que se haya tenido acceso legítimamente, pero con deber de reserva, o ilegítimamente. Tendrán asimismo la consideración de desleal la adquisición de secretos por medio de espionaje o procedimiento análogo.

La persecución de las violaciones de secretos exigirá que la violación haya sido efectuada con ánimo de obtener provecho, propio o de un tercero, o de perjudicar al titular del secreto.

Delito de revelación de secretos

El artículo 197 del Código Penal establece penas de prisión de uno a cuatro años al que, con el fin de descubrir los secretos o vulnerar la intimidad de otro, sin su consentimiento, se apodere de sus papeles, cartas, mensajes de correo electrónico o cualesquiera otros documentos o efectos personales o intercepte sus telecomunicaciones o utilice artificios técnicos de escucha, transmisión, grabación o reproducción del sonido o de la imagen, o de cualquier otra señal de comunicación.

Las mismas penas se impondrán al que, sin estar autorizado, se apodere, utilice o modifique, en perjuicio de tercero, datos reservados de carácter personal o familiar de otro que se hallen registrados en ficheros o soportes informáticos, electrónicos o telemáticos, o en cualquier otro tipo de archivo o registro público o privado. Iguales penas se impondrán a quien, sin estar autorizado, acceda por cualquier medio a los mismos y a quien los altere o utilice en perjuicio del titular de los datos o de un tercero.

Se impondrá la pena de prisión de dos a cinco años si se difunden, revelan o ceden a terceros los datos o hechos descubiertos o las imágenes captadas a que se refieren los números anteriores.

El artículo 199 establece que el que revelare secretos ajenos, de los que tenga conocimiento por razón de su oficio o sus relaciones laborales, será castigado con la pena de prisión de uno a tres años y multa de seis a doce meses. Lo dispuesto respecto al delito de revelación de secretos será aplicable al que descubriere, revelare o cediere datos reservados de personas jurídicas, sin el consentimiento de sus representantes