Las fotocopiadoras y escáneres esconden datos
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Destrucción documental en ayuntamientos
4 de noviembre de 2015
Hay dos buenos motivos para cumplir una ley: tener claro su necesidad y cumplirla por un íntimo convencimiento de justicia, o ante una posible sanción, cumplirla por temor o seguridad.
Y sin embargo en el mundo empresarial hay un tercer factor de como mínimo la misma importancia: la imagen que la empresa crea ante sus clientes o posibles prospectos, en especial respecto a aquellas cuestiones legales que les afectan directamente. Por ejemplo el tratamiento de sus datos personales.
Ejemplo: visita unas oficinas y la persona que atiende tiene sobre su mesa una pila de papeles y documentos en los que sin mucho esfuerzo se puede a simple vista leer datos personales. O tiene la pantalla de su ordenador orientada de tal forma que se puede observar lo que escribe y lee. O encuentra que el personal tira documentos a la papelera sin mas precaución que rasgarlo manualmente o incluso con las clásica bola de papel que remeda una balón de baloncesto.
¿No pensaría que lo mismo puede ocurrir con su información confidencial y que esa empresa parece poco de fiar?
La misma imagen negativa se puede llevar cualquier visitante de su propio negocio.
Hoy en día, con la prensa llena de noticias sobre intrusiones de hackers, papeles perdidos, curriculums en la basura, expedientes médicos que aparecen en vertederos, etc… el consumidor en general está muy concienciado sobre los riesgos que se corren en el manejo de datos personales, y exige a las empresas una seguridad de que su intimidad no será vulnerada.
Por tanto el cumplimiento de la Ley de Protección de Datos (LOPD) y en general la legislación sobre derecho a la privacidad y gestión documental, se convierte no sólo en una requisito de obligado cumplimiento, sino también en una oportunidad para la empresa de diferenciarse de su competencia.
Administración medioambiental en las compañías
La enorme mayoría de las compañías reconocen en la actualidad que deben tener una preocupación eficiente por el entorno. Unas veces por convencimiento propio y otras por la presión de la opinión pública o bien de la legislación, las actividades industriales y empresariales se ven obligadas a agregar tecnologías limpias y a poner medios para eludir el deterioro del entorno.
En los últimos tiempos ha aumentado el número de empresas que se ponen objetivos o bien tienen programas en cuestiones de medioambiente. La finalidad, en bastantes casos, no es solo cumplir con la legislación ambiental sino más bien cooperar en la mejora de la situación.
La información reservada en papel debe ser destruida y reciclada
La mayor parte de las compañías españolas infringen las medidas de seguridad para la destrucción de información reservada. La Agencia de Protección de Datos estima que por lo menos la mitad de este género de documentos sensibles terminan en las papeleras sin haberse tratado apropiadamente, lo que puede conllevar para el empresario sanciones de gran importe.
Ciertas entidades se hacen cargo de la autodestrucción de esta clase de información impresa en papel, asumiendo el peligro de enfrentarse a multas. Otras optan por externalizar el servicio pensando que solo con eso la posibilidad de sanción se traslada a las compañías a las que contratan este servicio. Con respecto a estas últimas, el Reglamento de protección de datos recoge en su artículo 20.2:
Cuando el responsable del tratamiento contrate la prestación de un servicio que comporte un tratamiento de datos personales sometido a lo dispuesto en este capítulo deberá velar por que el encargado del tratamiento reúna las garantías para el cumplimiento de lo dispuesto en este Reglamento.
Es decir, que tampoco sirve contratar a cualquiera, sino que se debe certificar que ese proveedor está técnicamente preparado para cumplir con todas las exigencias de la ley respecto a confidencialidad y seguridad tanto en el traslado como en la destrucción de la información.
Un buen servicio en materia de destrucción documental debe garantizar que el proceso se hace adecuadamente y exonera a la entidad contratante de las graves sanciones posibles. Todo el personal de la empresa de destrucción certificada debe trabajar con una cláusula de confidencialidad de nivel alto, uniformado y también identificado. El transporte de los documentos se debe realizar en vehículos completamente cerrados y con ubicación vía GPS, de tal modo que se puede entregar un plan de actuación de la documentación desde el momento en que se recoge hasta el momento en que llega a la planta.
Una vez destruidos, los documentos convertidos en desechos de papel se reciclan, de forma que el cliente del servicio consigue un doble certificado de garantía: el de destrucción y el de reciclaje.
Todo este servicio, incluyendo las máximas garantías técnicas y legales, es el que ByeFile pone en sus manos para que usted pueda estar tranquilo en la materia y se concentre en los aspectos productivos de su negocio. Póngase en contacto con nosotros y comprobará la excelencia de nuestros servicios.
