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Política medioambiental y reputación empresarial
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La documentación en papel está muy poco controlada en la empresa y supone uno de los mayores riesgos de fuga de información delicada.
Todos los estudios que se realizan sobre seguridad de la información en empresas demuestran que las pérdidas y fugas de información son mas frecuentes de lo imaginado y deseado, llegando en ocasiones a alcanzar un 50% de brechas de seguridad.
Ataques externos y «despistes» internos
Hay una parte de estos problemas que son ocasionados por ataques intencionados, ya sea desde fuera con la intención de robar información mercantil o personal, o desde dentro cuando algún empleado pretende utilizar información obtenida en su actual trabajo para llevarla a otra empresa o un nuevo proyecto personal.
Y sin embargo aún son mas frecuentes los casos de pérdidas de documentación por mero descuido o malas políticas de archivo y gestión.
Muchas empresas han puesto el foco de su obsesión por la seguridad en internet, y así controlan de forma minuciosa tanto los accesos de empleados a la red como cualquier tipo de descarga o acceso no autorizado, y sin embargo mantienen al tiempo de forma inconsciente y sin control archivos físicos de todo tipo sin accesos restringidos ni medidas de seguridad adecuadas, papeleras a rebosar de documentos al alcance de cualquier mirada indiscreta, bolsas de basura con fichas de clientes, presupuestos, curriculums, etc… y que luego acaban abriéndose y costando una buena sanción al negocio responsable.
Seguridad como inversión
El control de la documentación empresarial, tanto la que contiene datos personales como mercantiles, es una inversión en seguridad que debe estar en primera fila de las prioridades de una buena gestión profesional.
Se asegura que casi el 95% de los directivos españoles están preocupados por las ciberamenzas y los retos en seguridad informática para los próximas años, pero mientras hacen bien en vigilar esos riesgos no estaría de demás que también echaran un vistazo a la situación de la documentación en papel en su empresa, no vaya a ser que por enfocarse tanto en el frente de batalla digital deje los flancos analógicos descuidados y por ahí le lleguen los peores problemas.
Dos son las claves para desarrollar una correcta política en la materia: una formación e información de calidad a todos los trabajadores cuyo quehacer diario implique manejo de datos personales o información confidencial, y una correcta dotación de los elementos materiales necesarios (archivadores controlados, destructoras de papel homologadas, contendores adecuados a su función, etc…).
La adecuada concienciación y planificación de la gestión documental evitará muchas complicaciones a su negocio: desde pérdida de confianza de clientes, respeto del medio ambiente, así como evitar problemas legales, ya que las fugas de información son responsabilidad de la empresa y son de hecho sancionadas con elevadas multas.
