Organización de documentos en archivo

La correcta organización de documentos en archivo debe mantener un buen equilibrio entre accesibilidad y control: los empleados que así los necesiten deben poder tener un acceso rápido, sencillo y organizado a la información necesaria, y al tiempo se debe impedir cualquier posibilidad de fuga de datos más allá del ámbito de la empresa.

Archivos en la nube

Para todos aquellos documentos que una empresa o el profesional mantiene en internet, resulta clave para mantener el citado equilibrio entre acceso y seguridad la elección de un buen proveedor que garantice un redundancia, de forma que incluso ante un problema grave podamos mantener el acceso a nuestra información y seguir por tanto trabajando con normalidad.

En general, para una pyme, comercio o profesional independiente nunca va ser rentable mantener sus propios sistemas y optará por soluciones por todos conocidas como Google Drive, Dropbox, Amazon, etc… o servicios especializados en empresas por parte de operadores de telecomunicaciones. En estos casos se debe revisar no solo las condiciones técnicas que garanticen la integridad y servicio, sino además el cumplimiento de las normativas afectadas sobre privacidad y seguridad de la información. Y no está de mas recordar el reciente terremoto jurídico que ha supuesto la anulación del anterior Safe Harbor y la aparición del nuevo Privacy Shield.

Archivos físicos

En el caso de los archivos físicos sí que nos encontramos con un control mas directo por parte de la empresa, y por tanto la necesidad de prestar una mayor atención a la organización de estos elementos.

Dos son las características mas significativas de un archivo físico: por una parte el total de documentos y por la otras el sistema de organización, acceso y seguridad (en resumen, gestión) adoptado. Cada documento debe ser concebido como una parte del todo para su correcta organización.

Organizar un archivo no informatizado conlleva una serie de tareas concatenadas que pueden ser ordenadas en tres fases:

1. Clasificar los fondos: establecer clases, categorías, etc, la estructura del fichero en función de las necesidades de la empresa.
2. Ordenar los documentos conforme al sistema adoptado.
3. Elaborar un cuadro o esquema de clasificación que ponga de relieve la estructuración dada al fondo.

Finalmente no es menos importante tener un esquema claro del ciclo de vida de cada tipo de documentos, para de estar forma organizar la periódica «limpieza» de aquellos datos que ya han dejado de tener valor o ha terminado el periodo obligatorio de su guarda.

Y en este caso no olvidar que su correcta y certificada destrucción es elemento final de una adecuada cadena de gestión de la organización documental en la empresa.

Para una información mas detallada podemos ver esta presentación sobre El archivo de oficina / gestión, que es aquel en le que permanecen los documentos desde que son generados hasta que su trámite ha finalizado, es decir, custodia los de uso frecuente.