Compliance en la protección de datos: tres documentos del día a día que deben destruirse en cualquier empresa

Las labores diarias y el ajetreo de la jornada laboral suelen traducirse en desprotección de la información confidencial. Sin darnos cuenta, a lo largo de la jornada podemos estar exponiendo datos y poniéndolos en peligro. Generalmente, el compliance en la protección de datos se centra en el formato digital. Sin embargo, pese a la extensión de la digitalización, el papel sigue empleándose con frecuencia. En las empresas, también debe vigilarse la documentación impresa. Asegurarse de su eliminación una vez terminado su periodo de vigencia puede evitar graves problemas.

1) Fotocopias de DNI o pasaportes y documentos que los contengan

La identificación personal es requerida para multitud de procedimientos, tanto a nivel interno como externo de la empresa. A la hora de contratar o rescindir de personal, para el registro horario, subvenciones o prestación de determinados servicios. Piensa por un momento en todas aquellas situaciones en la que se precisa de esta información. No hay que olvidar que suele incluir datos de gran valor como la dirección. Incluso, en ocasiones se suelen imprimir copias de más que finalmente no acaban haciendo falta. Quedándose en cualquier lugar y sin prestarle atención al carecer ya de utilidad. Un primer paso para mejorar el compliance en la protección de datos es no tirar estos documentos a la papelera.

2) Pagos, recibos y multas

Al desarrollar una actividad empresarial suele trabajarse con facturas. Más allá de las expedidas a clientes y proveedores, también son requeridas otras asociadas a gastos como el transporte o la comida. Además de la documentación proveniente de las administraciones públicas como las sanciones. Vigilar el fin de estos archivos es esencial para proteger a la propia empresa, así como a su imagen y reputación. Si la empresa está protegida, también lo estarán sus clientes, trabajadores y proveedores.

3) Contratos

Actualmente, son muchas las organizaciones que siguen priorizando contar con la copia original en la sede u oficinas. Esta documentación suele corresponderse con las contrataciones. No solo de los empleados, proveedores y clientes. También de los suministros como la luz o el Internet y otros contratos relevantes como el alquiler del local. Lo que no suele preverse en el compliance en la protección de datos es la seguridad de estos archivos al perder su validez. Por lo que se conservan eternamente en las oficinas, estando siempre presentes y, por tanto, expuestos.

Deshacerse a tiempo de estos documentos blindará a tu empresa frente a riesgos como la suplantación de identidad o la divulgación pública de datos. La única forma de acabar con seguridad con la documentación confidencial es a través de la destrucción certificada. Da un paso más allá en el compliance en la protección de datos con ByeFile. La papelera o la trituradora pueden abrir brechas de seguridad fácilmente. Solicita un presupuesto personalizado y adaptado a tu empresa sin compromiso. Te lo enviaremos en un par de horas. Llámanos al 900 670 006 o escríbenos a través de nuestro formulario online.