Cómo ganar tiempo en el trabajo con la destrucción certificada de documentos
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Recientemente, ByeFile prestó su recogida solidaria mensual a la asociación Misioneros de la Esperanza Málaga (MIES). En esta primera experiencia con la destrucción certificada de archivos, MIES comprobó la eficacia de estos servicios y su papel fundamental en la protección de datos. La secretaria general de Misioneros de la Esperanza Málaga, Encarni Cabrera, explica por qué ByeFile se ha convertido en un aliado para la gestión documental.
¿Con qué tres palabras describirías a ByeFile?
Rapidez, eficacia y seriedad.
¿Cómo ha sido vuestra primera experiencia con ByeFile?
Muy positiva. Llamamos y en 40 minutos vinieron a recoger los papeles. Estaban por la zona y nos comentaron que en un rato ya estarían por aquí. Y así fue, rapidísimo. Anteriormente, destruíamos con una trituradora pequeñita, pero cuando tuvimos un gran volumen tuvimos que buscar otra solución. Tampoco nos fiábamos mucho de a quién mandar la documentación para destruirla, ya que se trata de papeles muy sensibles.
¿Qué diferencia habéis notado entre la trituradora y la destrucción documental de ByeFile?
El volumen que os llevasteis fue bastante grande y se destruyó con seguridad. Nos consta que sois una empresa muy seria. No tuvimos que estar destruyendo poco a poco y a ratos como con la trituradora, que nos ha dado algunos problemas. Se nos han roto ya unas pocas. Además, las trituradoras pequeñas se calientan y van muy despacio. Hay que ir metiendo muy poquitos folios e ir quitando las grapas. Es un trabajo un poco arduo. Nos íbamos apañando así, pero la verdad que nos habéis librado de todo este proceso.
¿Qué beneficios os ha aportado la destrucción certificada de archivos?
Cuando tenemos un gran volumen de documentos os lo lleváis todo de una vez y no tenemos que andar almacenando archivos en papel que ya no necesitamos. Nos dejáis espacio libre rápidamente. Ahora mismo os acabamos de avisar para que os llevéis dos contenedores de archivo histórico, con documentos como facturas que están obsoletas, y que ya no necesitamos. Normalmente no solemos manejar mucha documentación. Pero cada cinco años realizamos una destrucción más masiva, al caducar toda aquella documentación de carácter sensible y cumplirse el tiempo marcado por la legislación de protección de datos.
¿Cómo de importante es velar por la protección de datos en una asociación como la vuestra?
Es esencial. Nosotros tratamos con datos de niños y jóvenes, de campamentos que organizamos. Es una documentación sensible porque contiene datos personales. Trabajar con vosotros es una garantía de que esos documentos se van a destruir y no va a haber ningún problema. Tenemos solicitudes de los padres con DNI de los niños y con otras informaciones confidenciales como problemas médicos. Todo eso lo tenemos en cuenta, por lo que la protección de datos hay que cubrirla al 200%. Vuestro trabajo ahí es muy importante, para que se destruyan con seguridad.
¿Recomendaría ByeFile a otras organizaciones del tercer sector?
Claro que sí. Estamos muy contentos con vosotros. Os lleváis la documentación y nos quedamos muy tranquilos, sabemos que trabajáis muy bien. Además, entregáis un certificado que nos asegura que los archivos se han destruido correctamente. Pensábamos que tardaría meses en llegar y en tan solo un par de días ya lo habíamos recibido.
