PYMES, autónomos y destrucción documental

Una de las «excusas» que mas suelen oírse respecto al cumplimiento de las normativas de privacidad, incluyendo la destrucción documental, es la que hace referencia a que se trata de un tema de grandes empresas. Grave error que puede terminar con una fuerte sanción.

En todo lo que se refiere a legislación sobre protección de datos el elemento fundamental a la hora de valorar las obligaciones legales a cumplir respecto a cómo se consiguen los datos, cómo se conservan y utilizan, y llegado el momento cómo se destruyen y reciclan, no es el volumen de información gestionado, sino el nivel de confidencialidad exigido por la ley en función del tipo de datos que se guarden.

Así por ejemplo podemos encontrar que un médico en su consulta particular, con un relativamente pequeño número de clientes, al manejar datos de salud (nivel alto de protección exigido) ha de hacer frente a obligaciones mas complejas que una fábrica de tornillos con digamos 200 empleados y millones de ventas anuales, pero cuyos datos personales serán de nivel bajo.

Sin embargo esta falsa impresión de estar relacionados el tamaño de la empresa o negocio y sus obligaciones en protección de datos, hace que en ocasiones los autónomos, profesionales independientes, comerciantes y PYMES procedan a la destrucción de sus documentos confidenciales sin mayor precaución que tirarlos a la basura en bolsas cerradas o máximo proceder a su destrucción previa en un destructor de oficina que no siempre ofrece el nivel de destrucción adecuado a la exigencia legal.

Ya hemos visto en artículos anteriores que las consecuencias de tal error no son para tomarlas a la ligera. Suponen sanciones que en el caso de pequeños negocios pueden ser de extraordinaria gravedad.

Documentos que incluyen datos tan habituales en una empresa o negocio como datos bancarios, nóminas, CIF, NIF, saldos, expedientes, etc. manejados sin la debida profesionalidad, puede acabar siendo objeto de un expediente administrativo por denuncia ante la Agencia de Protección de Datos (AEPD) e incluso de una demanda judicial, ya que tal tipo de información sensible referente a personas físicas nunca puede ser hecha pública sin recabar el expreso consentimiento del interesado.

Por tanto las PYMES, autónomos, profesionales independientes y comerciantes deben preocuparse del procedimiento de destrucción de sus documentos con datos personales e información confidencial. Y la mejor forma de hacerlo es acudir a una empresa especializada.