Ventajas de responder en tiempo y forma a requerimiento AEPD

Cuando la Agencia de Protección de Datos se dirige a un responsable de fichero y le solicita información, documentos o le informa de la apertura de un expediente sancionador, conviene responder en los tiempos y formas adecuados, puesto que además de ser una obligación formal respecto a cualquier acto de las administraciones públicas, en este caso concreto puede suponer una gran ventaja a la hora de que ante una vulneración de la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD) llegué el momento de ponderar una sanción.

formularios AEPD

La mejor prueba la tenemos en muchos de los procedimientos sancionadores de la AEPD, como se puede ver por ejemplo en el PS/00539/2010. El denunciante presentó ante la AEPD un escrito en el que solicitaba que se sancionara a un hotel porque le recogieron el DNI, hicieron una fotocopia y no le proporcionaron la información que preceptúa el artículo 5 de la LOPD, además de no haber encontrado inscrito el fichero en la web de la Agencia. Este dato fue corroborado por los inspectores de la Agencia.

El Hotel al recibir la notificación de inicio de expediente respondió señalando por un lado que la recogida de DNI se hacía en función del cumplimiento de la legislación vigente y que reconocía la falta de inscripción del fichero y procedía de inmediato a subsanar la deficiencia. Así lo hizo con ficheros sobre “Nóminas, personal y recursos humanos”, ”Videovigilancia” y ”Clientes y/o proveedores”.

Ante algunas otras deficiencia encontradas por la AEPD en su sitio web respecto a las cláusulas informativas en los formularios de recogida de datos, el hotel reaccionó con la misma prontitud y procedió a su modificación y posterior información a la Agencia.

Es por eso, que pese a que la AEPD señala claras deficiencias: carecía de fichero inscrito sobre recogida de datos de carácter personal que se recogían para la expedición de las facturas, no informó al denunciante de la recogida de sus datos (requerimiento del DNI) y tampoco figuraba la leyenda informativa del artículo 5 de la LOPD en la factura que se le expidió al denunciante, decide aplicar el apartado 6 al artículo 45 de la LOPD:

“Excepcionalmente el órgano sancionador podrá, previa audiencia de los interesados y atendida la naturaleza de los hechos y la concurrencia significativa de los criterios establecidos en el apartado anterior, no acordar la apertura del procedimiento sancionador, y en su lugar, apercibir al sujeto responsable a fin de que, en el plazo que el órgano sancionador determine, acredite la adopción de las medidas correctoras que en cada caso resultasen pertinentes, siempre que concurran los siguientes presupuestos:

a) que los hechos fuesen constitutivos de infracción leve o grave conforme a lo dispuesto en esta Ley.

b) Que el infractor no hubiese sido sancionado o apercibido con anterioridad.”

La AEPD indica que en el presente supuesto se cumplen los requisitos recogidos en los apartados a) y b) del citado apartado 6. Junto a ello se constata una cualificada disminución de la culpabilidad del imputado teniendo en cuenta que no consta vinculación relevante de la actividad del denunciado con la realización de tratamientos de datos de carácter personal, su volumen de negocio o actividad y no constan beneficios obtenidos como consecuencia de la comisión de la infracción.

Por lo tanto, de acuerdo con lo señalado, el Director de la AEPD acuerda archivar el Procedimiento Sancionador.



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